Sincronia na comunicação entre cliente e assistente virtual

Quando um cliente decide contratar uma assistente virtual é porque ele está disposto a delegar. Pessoas costumam dizer que estão sobrecarregadas, mas hesitam em delegar. Delegar é basicamente uma perda de controle. Gostamos das coisas como são e gostamos de ter controle sobre como elas são feitas. Muitas vezes não temos total confiança na outra pessoa e delegar acaba causando ansiedade e preocupação.

O que também acontece é que muitas vezes os clientes tiveram experiências negativas ao delegar pois demora mais tempo para ensinar alguém a executar algo da maneira que você deseja do que fazer a tarefa você mesmo.

É como ensinar alguém a pescar x entregar o peixe já pescado.

Por isso é necessária a compreensão por parte do cliente de que talvez ele vá sim precisar de mais tempo no começo do relacionamento de trabalho com sua assistente virtual, mas que a longo prazo o tempo investido salvará suas horas preciosas.

Abaixo temos três peguntas para você se assegurar que a comunicação está sendo clara e para ajudar a tornar o processo de delegar mais confortável.

1 - Qual é o meu entendimento da tarefa?

Delegar pode ser como brincar de telefone sem fio, quando a última pessoa fala a frase em voz alta raramente é a mesma frase da pessoa que começou.

Você pode dizer algo, mas nem sempre é o que a outra pessoa ouve. Por isso é importante explicar o seu entendimento da tarefa para que a outra pessoa realmente confirme que você entendeu o que precisa ser feito.

Repetir informações é o procedimento de operação padrão em trabalhos críticos. Um controlador de tráfego aéreo passa uma instrução ao piloto e o piloto precisa repetir para ter certeza que houve o entendimento correto.

E caso a resposta não estiver de acordo com o esperado, você vai ficar muito aliviado em ter perguntado e poder fazer as correções.

2 - Como será a entrega final?

Outra área de confusão é a interpretação da entrega, mas você não saberá que vocês não estão na mesma página até o final do processo.

O cliente joga conceitos, mas talvez não tenhamos a mesma ideia do que eles significam.

Peça à 30 pessoas para descrever o plano de negócio e você terá 30 interpretações diferentes.

Para evitar esse tipo de situação, dê um exemplo de como você planeja executar a tarefa. Isso dará ao cliente um ponto de referência, assim não haverá surpresas para nenhum dos dois no final.

3 - Quais serão seus primeiros passos?

Finalmente informe quais serão os seus três primeiros passos ao iniciar a tarefa, assim terá certeza do que é necessário para completá-la.

Isso te dá um pequeno insight em seus processos de pensamento e assegura que está no caminho certo e não esqueceu os passos críticos. Se há algum problema, o cliente terá a oportunidade de dizer ''Você pensou em fazer isso primeiro?"

Tenha essas três perguntas em mente nas reuniões com seu cliente e verá a comunicação fluir bem melhor.

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